2016/01/28 (更新日:2016/01/28)
患者さんにメールが届かない。お問い合わせを円滑に進めるために
新規患者さんと先生をつなぐお問い合わせ。これには、いくつか問題が起こることがあります。先生へ届く患者さんからのお問い合わせメールが迷惑メールに入って気づかなかったり、メールを返信しても患者さんにメールが届かない。患者さんはお問い合わせしたのに返信が来ないと思う。それらの要因と対策について回答致します。
患者さんにメールが届かない。
お問い合わせメールが届いて患者さんへメールを送っても患者さんから「メールが届かない。」と言われることがあります。そのときに考えられる要因がいくつかあります。
先生のメールボックスにお問い合わせメールが届かない。
迷惑メールフォルダに入っているか、メールボックスに入る前に削除されている可能性があります。お問い合わせメールがメールボックスに入るように先生のメールツールで迷惑メール解除設定があります。設定を行うとお問い合わせメールをメールボックスへほとんどの確率で到達させることができます。
患者さんも勇気を出してお問い合わせをしてくれて、メールが返ってこないと寂しいものです。患者さんのために対策をしてあげてください。
PCメールが受信できない携帯メールアドレス設定
携帯メールアドレスは主に『@docomo.ne.jp』『@softbank.ne.jp』のように携帯電話会社の名前が最後に付くメールアドレスです。
携帯メールアドレスは、初期設定でPCメールが受信できない設定になっているので彼らがお問い合わせ前、もしくはお問い合わせ直後にPCメールの受信設定をONにして頂かないと先生のメールは届きません。
受信設定をONにしても「メールが届かない。」というときはメールがメールボックスに入る前に『削除されている』か『迷惑メールフォルダ』の可能性があります。PCメール受信設定をONにしてもメールが届かないときは、あります。
もう一つ要因では、他に携帯やPCメールを使っていて自動転送されて忘れているパターンもございます。
先生がフリーメールアドレスを利用している。
先生から患者さんにメールを送るとき、フリーメールアドレスは到達率が悪くなりやすいです。到達率が悪くなるとは、患者さんにメールが届く確率が減るということです。
フリーメールアドレスとは、Yahoo!の『@yahoo.co.jp』やGoogleのGmailである『@gmail.com』など無料で取得できるメールアドレスです。
メールアドレスがよく迷惑メールフォルダに入れられている。
多数の方にメールマガジンを送り、彼らが情報を不要としたとき、迷惑メールに設定されてしまいます。登録数が多いとよりメールは届きづらくなります。
患者さんのメールボックスが保存容量MAXになっている。
メールボックスが満タンのとき、メールは届きません。
改善策
お問い合わせページに注意書きを入れる。
注意書きがあるだけで患者さんがお問い合わせメッセージを受けようと設定をしてくれます。
以下、メッセージはお問い合わせの自動返信メールではなく、お問い合わせページに掲載する内容です。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝注意書き
○お問い合わせに関しまして
携帯メールは、メールが届きづらくなっております。
・受信拒否設定をされていませんか？
携帯メールアドレスは、パソコンメールからのメールが届きづらくなっております。
『メールアドレス』からのメールを受信できるように受信設定をお願い致します。
・メールボックスの容量制限を超えてませんか？
・自動転送で他のメールアドレスへ届いていませんか？
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
電話番号を必須にする。
メールを送り、3日経っても連絡が来ない時、お電話して確認を取るようにするためです。
ドメインメールアドレスへ変更
フリーメールアドレスより、先生がご利用されている『HPドメインメールアドレス』が信頼があります。そのため、到達率も上がるのでドメインメールアドレスをご利用されることをおすすめ致します。
例：mail@利用ドメイン
携帯メールには、携帯メールで返信
治療院用携帯を作り携帯メールから連絡するという院もございます。携帯メール同士であれば、高い確率で受信できます。
LINE
最近、Lineは巷でも流行っておりますが治療院でも活用されている先生は多いのでLINEIDをお問い合わせページに掲載し、お問い合わせページを利用するのではなく、LINEによるお問い合わせをさせるという方法です。
LINEは、メッセージは届きます。
まとめ
現在までのところ、考えられる解決策と要因は以上です。少しでも患者さんのお問い合わせを到達させるために対策を行いましょう。
